ترفندهای کامپیوتری

مثلاً فرض کنید در یک ستون اکسل اسامی دانش آموزان یک کلاس را وارد کرده و در حین تایپ کردن به طور ناخواسته در ابتدا، وسط و یا انتهای اسامی فاصله اضافی درج کردید. در هنگام مرتب سازی (Sort) اسامی بر اساس حروف الفبا می‌بینید که اسامی به صورت صحیح مرتب نشده‌اند و از آنجایی که فاصله از نظر کامپیوتر به عنوان یک کاراکتر ذخیره می‌شوند، آن اسامی که دارای فاصله اضافی در اول اسم باشند در ابتدای لیست قرار می‌گیرند. اگر حجم اطلاعات زیاد باشند تشخیص و حذف فواصل اضافی کار آسانی نخواهد بود. برای انجام این کار از تابع Trim به شکل زیر استفاده می‌کنیم.

=Trim(text)

کلمه داخل پرانتز (text) می‌تواند آدرس یک ناحیه و یا یک متن باشد. اگر از متن استفاده شود باید آن را داخل علامت " " قرار دهیم.

شکل زیر چند مثال را نشان می‌دهد.

تذکر مهم: پس از استفاده از تابع Trim، با حذف اطلاعاتی که دارای فواصل اضافی هستند نتایج تابع Trim نیز از بین خواهد رفت، چون این نتایج، به مقادیر اولیه وابسته هستند. در نتیجه لازم است ابتدا نتایج حاصل از فرمول را کپی کنید.

در یک سلول خالی راست کلیک کنید و گزینه paste Special را انتخاب نمایید.

در پنجره ظاهر شده گزینه Values را تیک بزنید و در پایان بر روی Ok کلیک کنید.

اکنون می‌توانید اطلاعات اولیه را حذف کنید.

منبع با تغییر: excel2013.blogfa.com

توجه: اگر با استفاده از تابع Trim فاصله‌ها حذف نشد از تابع زیر استفاده کنید:

=TRIM(SUBSTITUTE(text,CHAR(160),CHAR(32)))

یا

=TRIM(SUBSTITUTE(text,CHAR(160)," "))

عبارت (CHAR(160 بیانگر کاراکتر فاصله نشکن است که در اینجا معرفی شده است.

۲- با استفاده از ابزار Kutools for Excel

نحوه دانلود و استفاده از این افزونه را می‌توانید در اینجا مشاهده کنید.

• حذف فواصل اضافی در ابتدای متن

استفاده از تابع Trim در بخش قبل تمامی فواصل اضافی در یک متن را حذف می‌کند. اما ممکن است کاربری بخواهد فقط فواصل اضافی در ابتدای متن را حذف کند. برای انجام اینکار ۳ راه وجود دارد:

۱- با استفاده از فرمول:

با فرض اینکه متنی که می‌خواهید فواصل اضافی ابتدای آن حذف شود در سلول A1 باشد با کپی فرمول زیر در یک سلول خالی، عملیات حذف انجام می‌شود:

=REPLACE(A1,1,FIND(LEFT(TRIM(A1),2),A1)-1,"")

در فرمول فوق از توابع Replace ،Find ،Left و Trim استفاده شده است که نحوه استفاده از تابع Left در اینجا و دو تابع Replace و Find در اینجا شرح داده شده است و نحوه کار با تابع Trim هم که در بالا ارائه شده است.

۲- با استفاده از ماکرو:

پس از باز کردن فایل اکسل، اطلاعات خود را در فایل باز شده کپی کنید. 

مطابق راهنمای درون فایل، روی دکمه اجرای ماکروی ۱ کلیک کنید تا پنجره‌‌ای ظاهر شود. ناحیه مورد نظرتان را انتخاب کنید و روی دکمه Ok کلیک کنید.

۳- با استفاده از ابزار Kutools for Excel

نحوه دانلود و استفاده از این افزونه را می‌توانید در اینجا مشاهده کنید.

• حذف فواصل اضافی در انتهای متن

۱- با استفاده از ماکرو:

پس از باز کردن فایل اکسل فوق که دانلود نمودید، اطلاعات خود را در آن کپی کنید. 

مطابق راهنمای درون فایل، روی دکمه اجرای ماکروی ۲ کلیک کنید. مراحل اجرای ماکرو مشابه حالت قبل است.

۲- با استفاده از ابزار Kutools for Excel

نحوه دانلود و استفاده از این افزونه را می‌توانید در اینجا مشاهده کنید.

• حذف فواصل اضافی در ابتدا و انتهای متن، بدون تغییر در وسط متن

۱- با استفاده از ابزار Text To Columns (در هر بار اجرا قابلیت حذف فواصل اضافی در سلول‌های یک ستون را دارد.)

ابتدا ستون مورد نظرتان را انتخاب کنید. سپس از تب Data، بر روی گزینه Text to columns کلیک کنید. در گام اول گزینه Fixed Width را انتخاب نمایید و روی دکمه Next کلیک کنید. در گام دوم فلش‌های عمودی را با استفاده از ماوس به انتهای متون سلول‌ها منتقل کنید و روی دکمه Finish کلیک نمایید.

۲- با استفاده از ماکرو:

پس از باز کردن فایل اکسلی که دانلود نمودید، اطلاعات خود را در آن کپی کنید. 

مطابق راهنمای درون فایل، روی دکمه اجرای ماکروی ۳ کلیک کنید. مراحل اجرای ماکرو مشابه حالت قبل است.

۳- با استفاده از ابزار Kutools for Excel

نحوه دانلود و استفاده از این افزونه را می‌توانید در اینجا مشاهده کنید.

منابع: extendoffice.com

pcreview.co.uk

asap-utilities.com