ترفندهای کامپیوتری

قبلا در این مطلب نحوه مرتب سازی اطلاعات در اکسل شرح داده شده است. اکسل بصورت پیش‌فرض قادر است اطلاعات را براساس ترتیب روز‌ها و ماه‌های میلادی، حروف الفبای انگلیسی و عربی و ترتیب اعداد و ... مرتب کند. اما مواردی وجود دارد که اکسل بصورت پیش‌فرض قادر به مرتب کردن آن‌ها نیست. برای آشنایی با این موارد و نحوه رفع این مشکل در ادامه مطلب با پی‌سی‌ترفند همراه باشید.

متاسفانه نرم‌افزار اکسل بصورت پیش‌فرض در موارد زیر قادر به مرتب کردن نیست:

۱- مرتب کردن بر اساس ماه‌های سال شمسی (از فروردین تا اسفند)

۲- مرتب کردن بر اساس روزهای هفته شمسی (از شنبه تا جمعه)

۳- مرتب کردن بر اساس ترتیب حروف الفبا، به‌ صورتی‌ که کلمات شروع شده با «ا» بعد از کلمات شروع شده با «آ» قرار گیرند.

۴- مرتب کردن بر اساس ترتیب حروف الفبای فارسی. (ترتیب الفبای عربی مانند فارسی است با این تفاوت که حرف (ه) قبل از حرف (و) قرار دارد)

برخی از کاربران برای حل این مشکل به ماه‌ها، روزهای هفته یا حروف الفبا کد اختصاص می‌دهند (مثلا ۱ برای فروردین و ۲ برای اردیبهشت و ....) و سپس برای مرتب کردن ستون یا سطری که ماه‌ها در آن درج شده، ستون و یا سطر کد را مرتب می‌کنند. این یک روش خوب و منطقی است اما راه دیگری نیز وجود دارد که استفاده از آن مناسب‌تر و جامع‌تر است. در ادامه به عنوان نمونه برای حالت ۱، یعنی مرتب کردن بر اساس ماه‌های سال شمسی مثالی ذکر شده است که برای سایر حالت‌ها قابل استفاده است.

در تصویر زیر اطلاعات خاصی مربوط به فروش ماهانه یک شرکت در اکسل به صورتی نامرتب درج شده است. قصد داریم این اطلاعات را بر حسب ماه‌های شمسی مرتب کنیم.

برای این کار ابتدا کل اطلاعات یعنی از سلول B3 تا J14 را انتخاب کنید. سپس از تب Home روی دکمه Sort & Filter کلیک کنید و گزینه Custom Sort را انتخاب کنید تا پنجره Soft باز شود.

در پنجره باز شده در قسمت Column ستون B را انتخاب کنید و در قسمت Order عبارت Custom List را انتخاب کنید.

تا پنجره Custom Lists باز شود.

در قسمت List entries نام ماه‌های سال را به ترتیب از فروردین تا اسفند وارد کنید و روی دکمه Add کلیک کنید.

پس از کلیک کردن روی دکمه Add اطلاعات لیستی که تهیه کرده‌اید به قسمت Custom Lists انتقال خواهد یافت و شما آن‌ها را در آن قسمت نیز خواهید دید. اکنون لیست دلخواه شما آماده است. در پایان روی OK کلیک کنید تا پنجره بسته شود.

پس از بسته شدن پنجره فوق به پنجره Sort باز خواهید گشت که در قسمت Order قاعدتا نام ماه‌های سال نمایش داده خواهد شد. دقت نمایید در قسمت Column ستون B انتخاب شده باشد، آنگاه روی OK کلیک کنید.

مطابق شکل زیر ردیف‌های اطلاعات بر اساس ماه‌های شمسی مرتب شده است.

لازم به ذکر است برای دست یافتن به Custom Lists می‌توانید از مسیر زیر نیز استفاده کنید:

File Button > Options > Advanced > General > Edit Custom lists

که در این صورت قادر خواهید بود از قابلیت Import List From Cells نیز استفاده کنید.

منبع با تغییر: forum.hma.ir